Tjänsteman i beredskap, TiB, är en central funktion i kommunal och statlig krishantering. TiB:en är dygnet-runt-länken mellan normaltillstånd och aktiverad krisledning. Det är den funktion som ofta tar det första samtalet, bedömer läget och beslutar om eskalering.

Och det är i just den övergången, från TiB:ens bedömning till aktiverad krisledning, som de flesta organisationer har sitt största glapp.

Vad händer i praktiken

En incident inträffar. TiB:en nås. En bedömning görs att krisledning behöver aktiveras. Och sedan startar en kedja som i många organisationer fortfarande är manuell: telefonlistor rings av, mejl skickas, någon sammanställer en lägesbild i ett dokument som ingen annan ser i realtid, beslut fattas och kommuniceras via separata kanaler.

I de där minuterna, och de kan bli till timmar, arbetar organisationen parallellt utan en samlad bild av vad som pågår. Resurser sätts in baserat på ofullständig information. Roller är oklara. Dokumentationen halkar efter.

Glappet är ett systemproblem, inte ett kompetensproblem

Det är lätt att läsa den här typen av hinder och utmaningar som kritik mot individerna i organisationen. Det är fel slutsats. Kompetenta och engagerade TiB-funktioner och krisledare arbetar med de verktyg och strukturer de har tillgång till.

Om verktygen är manuella och strukturerna är separerade, då uppstår glappet, oavsett hur skickliga individerna är. Det är ett systemdesignproblem.

Ett sammanhållet flöde från incident till krisledning

Qrisa är byggt för att lösa exakt det här. Systemet integrerar TiB-funktionens löpande incidenthantering med aktiveringen av krisledning i ett och samma flöde. När TiB:en bedömer att eskalering krävs kan krisledning aktiveras direkt i systemet: roller bemannas, lägesbilden är omedelbart synlig för alla berörda och dokumentationen startar automatiskt.

Det innebär att övergångsmomentet, de kritiska minuterna mellan “något har hänt” och “organisationen leder”, krymper markant. Inte för att personerna jobbar snabbare, utan för att strukturen gör att de kan jobba rätt direkt.

Frågan att ställa idag

Hur lång tid tar det för er organisation att gå från TiB:ens bedömning om eskalering till att krisledningen har en samlad övergripande lägesbild och tydliga roller? Tio minuter? En timme?

Det är en konkret och mätbar fråga. Och svaret på den säger mer om er faktiska krisledningsförmåga än de flesta beredskapsplaner gör.

Vill du se hur Qrisa hanterar övergången från TiB till aktiverad krisledning? Boka ett 30-minuterssamtal: qrisa.se/boka-samtal

*Källor:
https://www.mcf.se/sv/publikationer/utvardering-av-hantering-av-intraffade-handelser-vagledning/
https://msb.se/sv/amnesomraden/krisberedskap–civilt-forsvar/samverkan-och-ledning/gemensamma-grunder-for-samverkan-och-ledning-vid-samhallsstorningar/material